Podejmując współpracę z jedną ze spółek z Grupy Eternis, poprzez zawarcie umowy najmu/wynajmu pojazdu oraz umowy zlecenia na świadczenie usług kierowca taxi lub dostawcy potraw („Umowa”), przekazujesz Spółce swoje dane osobowe. W związku z powyższym przysługuje Ci prawo uzyskania informacji do jakich celów Spółka będzie je wykorzystywać, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie posiadasz w związku z tym prawa.

I. Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy, że Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka, z którą zawierasz bądź zamierzasz zawrzeć Umowę (dalej: „Administrator” lub „Spółka”). Dane Administratora danych osobowych oraz forma kontaktu znajdują się w treści Umowy.

Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem aplikacji mobilnej wybranego przez Ciebie dostawcy usług (np. Glovo, Uber, Bolt, Wolt etc.) jest ten dostawca. Informacja w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych przez dostawcę zostanie Ci przez niego udostępniona.

II. Czy spółki z Grupy Eternis wyznaczyły Inspektora Ochrony Danych?

Spółki z Grupy Eternis wyznaczyły Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować w następujący sposób:

a) listownie na adres Spółki, b) na adres e-mail: rodo@eternis.pl c) telefonicznie: 604-782-535

III. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane osobowe?

a) realizacja umowy zawartej ze Spółką oraz prowadzenie związanych z nią rozliczeń - podstawą prawną przetwarzania danych są czynnością związane z zawarciem Umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO), b) weryfikacja tożsamości przed zawarciem Umowy - co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit f) RODO), c) realizacja obowiązków księgowo podatkowych Spółki wynikających z odpowiednich przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości; d) utrzymywanie kontaktu w związku z realizacją Umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit f) RODO), e) monitoring GPS wynajmowanego pojazdu - co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia (wynajmowanego pojazdu) oraz usprawnienie procesu zarządzania flotą (art. 6 ust. 1 lit f) RODO), f) spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 06.09.2002 r. o transporcie drogowym, ze szczególnym uwzględnieniem przepisu art. 6 ww. ustawy (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), g) weryfikacji aktualności posiadanych dokumentów związanych z dokonanym zgłoszeniem kierowcy lub pojazdu do urzędu miasta lub gminy, na potrzeby prowadzonej kontroli wewnętrznej (art. 6 ust. 1 lit f) RODO) lub zewnętrznej (art. 6 ust. 1 lit c) RODO), h) zapewnienia prawidłowego przebiegu rozmowy, utrwalanej w formie nagrania audio za pośrednictwem infolinii na podstawie Twojej dobrowolnej zgody na nagrywanie rozmowy (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), i) podniesienie bezpieczeństwa i poprawy jakości obsługi klientów za pośrednictwem infolinii, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). j) ustalania i dochodzenia roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą przez strony Umową (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), k) przesyłanie informacji handlowych w celach marketingowych w tym przekazywania informacji o produktach lub usługach Spółki (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora art. 6 ust. 1 lit f) RODO, z zastrzeżeniem wyrażenia przez Ciebie odrębnej zgody na wybór określonego kanału komunikacji (nr tel lub adres e-mail), l) przesyłanie informacji handlowych w celach marketingowych dotyczących produktów lub usług spółek z Grupy Eternis (podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes art. 6 ust. 1 lit f) RODO, z zastrzeżeniem wyrażenia przez Ciebie odrębnej zgody na wybór określonego kanału komunikacji (nr tel lub adres e-mail).

Jeśli reprezentujesz osobę prawną bądź jesteś wyznaczony do kontaktu w sprawie realizacji Umowy:

1. dla osób fizycznych reprezentujących osobę prawną (stronę Umowy), w tym pełnomocników oraz prokurentów, Spółka będzie przetwarzać dane osobowe w celu:

a) zawarcia Umowy oraz prowadzenia związanych z nią rozliczeń - podstawą prawną przetwarzania danych są czynnością związane z zawarciem Umowy (art. 6 ust. 1 lit b) RODO), b) określenia osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu (strony Umowy), dokonania ich weryfikacji oraz zakresu umocowania - podstawą prawną przetwarzania danych jest prawidłowe określenie osób uprawnionych do reprezentacji (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), c) realizacja obowiązków księgowo - podatkowych Spółki wynikających z odpowiednich przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości; d) ustalania i dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przez roszczeniami związanymi z zawartą przez strony Umową (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),

2. dla osób fizycznych wskazanych przez podmiot, w imieniu, którego występujesz, jako osoba do kontaktu, w związku z zawarciem Umowy ze Spółką bądź podejmowaniem czynności w celu jej zawarcia, Spółka będzie przetwarzać dane osobowe w celach związanych z:

a) kontaktowaniem się z Tobą w bieżących sprawach, w tym w sprawach: wykonywania Umowy pomiędzy Spółką a Twoim pracodawcą/podmiotem, który reprezentujesz, prowadzenie korespondencji w związku z zawartą Umową oraz przekazywania innych informacji działalności i zasadach współpracy stron podstawą prawną przetwarzania danych jest realizacja Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO),

b) realizacja obowiązków księgowo - podatkowych Spółki wynikających z odpowiednich przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami ustaw podatkowych i ustawy o rachunkowości;

c) ustalanie i dochodzenie roszczeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przez roszczeniami związanymi z Umową zawartą przez Spółkę z podmiotem, który reprezentujesz (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

IV. Przez jaki czas będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe będą przetwarzane do momentu wygaśnięcia podstawy prawnej ich przetwarzania bądź osiągnięcia celu przetwarzania lub jego wygaśnięcia z innego powodu. W przypadku, gdy:

a) podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora - będą one przetwarzane do momentu realizacji tego uzasadnionego interesu bądź wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, b) dane przetwarzamy na podstawie umowy będą one przetwarzane do czasu zakończenia obowiązywania umowy wiążącej Cię z Administratorem a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (podatkowego, rachunkowego) - co do zasady 5 lat podatkowych. c) przetwarzamy dane osobowe na podstawie Twojej zgody - będą one przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody, co pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonał Administrator na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku nagrań rozmów prowadzonych za pośrednictwem infolinii dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż przez okres 3 lat od dokonania rejestracji rozmowy.

Ww. okresy przetwarzania danych mogą być przedłużone w przypadku, gdy ich przetwarzanie będzie niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

V. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą być udostępnione uprawnionym organom publicznym, spółkom z Grupy Eternis (w zakresie w jakim spółki te świadczą usługi na rzecz Administratora), partnerom, na których rzecz realizujesz przewozy lub dostawę oraz podmiotom świadczącym usługi na zlecenie Administratora na podstawie zawartych umów, w tym w szczególności dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych, podmiotom świadczącym usługi księgowe, windykacyjne, konsultingowe lub audytowe - przy czym takie podmioty działają na zasadzie zleconych usług i przetwarzają dane osobowe zgodnie z zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

VI. Czy podanie danych osobowych jest dobrowolne?

Podanie przez Ciebie danych osobowych do celu związanego z zawartą umową jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do jej zawarcia.

VII. Skąd posiadamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe uzyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie, a w przypadku osób reprezentujących podmiot będący stroną umowy lub wyznaczonych do kontaktu z Administratorem - dane zostały przekazane przez podmiot, który wskazał Cię jako członka swojego personelu, pełnomocnika bądź jako swojego współpracownika.

Ponadto, jeśli przed nawiązaniem współpracy przekazałeś swoje dane osobowe za pośrednictwem formularza kontaktowego znajdującego się na stronie https://eternis.pl/, wówczas Twoje dane w zakresie podanym w tym formularzu zostały udostępnione spółce, z którą zawarłaś/eś umowę, celem nawiązania z Tobą kontaktu i podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy. Podstawą prawną udostępnienia Twoich danych osobowych w powyższym zakresie jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).

VIII. Jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych?

Administrator umożliwia Ci skorzystanie z poniższych praw:

a) dostępu do treści danych - jesteś uprawniony do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii. Ponadto, przysługuje Ci prawo uzyskania informacji dotyczących w szczególności celu przetwarzania, kategorii przetwarzanych danych, informacji o odbiorcach, planowanym okresie przechowywania Twoich danych oraz przysługujących Ci prawach,

b) sprostowania danych - jeśli Twoje dane, które przetwarzamy są nieprawidłowe, przysługuje Ci prawo żądania niezwłocznego sprostowania danych Ciebie dotyczących. Ponadto, w przypadku gdy posiadane przez nas dane są niekompletne, przysługuje Ci prawo żądania ich uzupełnienia,

c) usunięcia danych - jeśli Twoje dane osobowe nie są już niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane bądź wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych, a jednocześnie nie zachodzą nasze nadrzędne, prawnie uzasadnione interesy, a także w sytuacji, gdy uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, przysługuje Ci prawo żądania ich usunięcie w całości lub w części. Prawo to jednak nie dotyczy danych w zakresie, w jakim są niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony naszych roszczeń bądź wywiązania się przez nas z prawnego obowiązku ich przetwarzania lub przechowywania wynikającego z obowiązującego prawa,

d) ograniczenia przetwarzania danych - jeżeli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat bądź przetwarzamy je bezpodstawnie lub nie chcesz, żebyśmy je usunęli, bo będą Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także w okresie poprzedzającym wniesienie przez Ciebie sprzeciwu wobec przetwarzania danych - przysługuje Ci prawo żądania, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania innych, uzgodnionych z Tobą działań. Pomimo skorzystania ze wskazanego powyżej prawa, możemy przetwarzać Twoje dane w przypadku ustalenia, dochodzenia lub obrony przysługujących nam roszczeń,

e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jeśli przetwarzamy je w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes. Po złożeniu sprzeciwu nie będziemy mogli przetwarzać danych osobowych opierając się na wyżej wymienionych podstawach przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń,

f) przeniesienia danych - masz prawo uzyskać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Ciebie dotyczące, które nam dostarczyłeś. Możesz też zlecić nam przekazanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi,

g) wniesienia skargi do organu nadzorczego- jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie,

W przypadku skorzystania ze wskazanych powyżej praw, prosimy o skierowanie wniosku na adres rodo@eternis.pl bądź jego przesłanie na adres siedziby Spółki. Jednocześnie informujemy, że wskazane powyżej prawa nie są bezwzględne i nie znajdą zastosowania w każdym przypadku przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych.

Data ostatniej aktualizacji 01.10.2025 r.